Controllo di gestione in una startup: questo sconosciuto

Nelle prime fasi di una startup il controllo di gestione viene spesso messo in pausa. Tra costituzione, adempimenti e burocrazia, l’obiettivo è chiudere tutto rapidamente per concentrarsi su prodotto e go-to-market. Si pensa che i costi grossi siano ormai alle spalle e che ai numeri si possa pensare più avanti. In realtà è proprio all’inizio che si attivano tante spese — software, servizi, consulenze — spesso senza rendersene conto.

Partire subito significa impostare governance finanziaria centralizzando le decisioni, evitare ridondanze e capire davvero quanto costano le risorse che stiamo mettendo in campo.

Cos’è il controllo di gestione (in parole semplici)

Il controllo di gestione viene spesso percepito come un ulteriore passaggio burocratico. In realtà è tutt'altro: è uno strumento operativo.

Basta pensare che, quando ci si affida a un consulente esterno per la contabilità, raramente questo include anche il controllo di gestione: si registrano i numeri e solo a fine anno si ha una fotografia dell’azienda. Per una startup, è un rischio enorme.

La contabilità è fondamentale (ed è obbligatoria), ma racconta solo quello che è già successo: fatture ricevute, costi sostenuti ecc. Il controllo di gestione parte proprio da quei dati, li riorganizza e li trasforma in informazioni utili per capire come sta andando l’azienda e dove sta andando.

Per questo le due cose sono strettamente connesse: senza una contabilità aggiornata non esiste un buon controllo di gestione, ma senza controllo di gestione, la contabilità resta solo un esercizio amministrativo. Per mia esperienza, avere entrambe internamente, fin da subito, permette di avere un livello di controllo e di consapevolezza completamente diverso.

Perché nelle startup è uno ‘sconosciuto’

Una volta costituita la società, l’attenzione va subito su fundraising, sviluppo e vendite. È comprensibile: il prodotto viene prima di tutto. Ma spesso questo porta a rimandare il momento in cui ci si ferma davvero sui numeri.

A questo si aggiunge la mancanza di tempo e di competenze dedicate: il controllo di gestione non è solo guardare dei dati, è anche saperli interpretare. E molti founder pensano che servano software complessi o grandi budget per iniziare.

In realtà si può partire anche in modo molto semplice. Nel nostro startup studio, ad esempio, il controllo di gestione vive in un file Excel costruito e migliorato nel tempo: dentro ci sono budget, actuals e cashflow che dialogano tra loro. Abbiamo costruito un sistema di tag e sotto-tag (simile a un piano dei conti) che è identico in tutte le viste: budget, actuals e cashflow. Questo ci permette di confrontare dati storici e prospettici in modo coerente e di capire subito dove si concentrano costi e ricavi e che impatto hanno sulla cassa.

L’obiettivo non è eliminare del tutto le decisioni “a sensazione” (quelle fanno parte del gioco), ma ridurle al minimo e, soprattutto, capirne gli effetti. Perché senza numeri strutturati, il rischio è guidare l’azienda un po’ alla cieca.

Quando una startup dovrebbe iniziare a fare controllo di gestione

Idealmente, il controllo di gestione dovrebbe partire fin da subito, quasi in parallelo alla costituzione della società. Già in fase di business plan, proprio per agevolare e velocizzare le analisi successive, proviamo a strutturare costi e ricavi utilizzando gli stessi tag che andranno poi ad alimentare il file di controllo di gestione. Ovviamente, rispetto al business plan, il controllo di gestione è molto più dettagliato e analitico. Il BP è una previsione macro; il controllo di gestione è un sistema analitico continuo.

Nella pratica, però, non tutto è immediato: nei primi mesi i principali costi fissi sono già previsti nel business plan e spesso non subiscono variazioni rilevanti. Per questo, nelle nostre società il controllo di gestione entra davvero nel vivo dal secondo o terzo mese, quando iniziano le prime spese operative post-costituzione: attivazione di contratti di consulenza, nuovi software, prime risorse.

Da quel momento in poi tracciamo tutto: ricavi, costi, staff e anche gli ingressi di capitale, come aumenti di capitale, bandi e tax credit. È proprio in questa fase che le scelte iniziano ad avere un impatto concreto sulla sostenibilità finanziaria dell’azienda.

Cosa controllare davvero in una startup early-stage

Nelle primissime fasi, in genere, i costi fissi sono abbastanza chiari: sono già stati stimati nel business plan e difficilmente cambiano molto nei primi mesi. Il vero gioco si fa sui costi variabili.

È per questo che è fondamentale avere sempre sia una visione a budget sia una ad actuals: solo confrontando le due si capisce davvero dove stanno le differenze e, soprattutto, dove intervenire. Senza questo confronto, i numeri restano astratti.

Altro punto centrale è il cashflow. Monitorare la cassa significa tenere sotto controllo anche runway e burn rate mensile. Con aggiornamenti mensili riusciamo a intercettare subito ogni variazione di queste metriche e ad adattare le scelte operative di conseguenza.

Marginalità e ricavi per canale o prodotto arrivano magari un po’ dopo, ma appena sono disponibili vanno tracciati: anche se i dati non sono perfetti, sono fondamentali per capire cosa sta davvero funzionando.

Gli errori più comuni

Il problema più grande non è tanto non avere i dati, ma non saper leggere il controllo di gestione che si sta facendo. I numeri ci sono, ma vanno interpretati correttamente: servono competenze per capire cosa stanno davvero dicendo e dove stanno portando l’azienda.

Succede, ad esempio, di vedere una runway di sei mesi e di non preoccuparsene perché si è fiduciosi in entrate future o in riduzioni di costi ancora non strutturate. In quel momento non si sta più decidendo sulla base dei numeri, ma delle sensazioni. Ed è proprio questo il rischio più grande.

Il controllo di gestione serve esattamente a evitare questo: trasformare i dati in azioni concrete, prima che sia troppo tardi.

Conclusione

Alla fine, il vero valore del controllo di gestione non è il controllo in sé, ma la chiarezza. Chiarezza su dove stanno andando i soldi, su quanto tempo hai davanti e su quali decisioni stanno davvero funzionando.

Non serve partire con strumenti complessi o processi perfetti. Serve iniziare. Anche con un semplice Excel, pochi numeri chiave e un momento fisso di confronto con il team. L’importante è costruire fin da subito un’abitudine: guardare i dati, interpretarli e usarli per prendere decisioni.

Perché nelle startup l’incertezza fa parte del gioco. Ma navigare senza numeri è solo rischio inutile.

*Startup Bakery è lo startup studio italiano specializzato nella creazione di aziende SaaS B2B con Intelligenza Artificiale. Offriamo ad aspiranti Co-Founders l’opportunità di sviluppare un’idea di business. Creiamo opportunità di investimento per Investitori Professionali. Aiutiamo le aziende nel processo di innovazione.*