Dal Business Plan al Budget: la gestione finanziaria che fa crescere una startup

In una startup, il problema non è quasi mai l’idea: è capire se i numeri la reggono davvero. Eppure il Business Plan viene ancora trattato da molti come un documento formale da presentare agli investitori, invece che come il primo vero strumento di controllo del business. È lì, infatti, che si misura la sostenibilità del progetto, si stimano i fabbisogni finanziari e si impostano fin dall’inizio i KPI che guideranno le decisioni future. Senza questo passaggio, parlare di crescita significa spesso muoversi a vista.

Che cos’è il Business Plan

Il Business Plan in una startup rappresenta la “traduzione” in numeri del percorso di crescita che si vuole intraprendere. L’obiettivo primario è quello di verificare se le assumption di business hanno un impatto positivo sui numeri, in termini di redditività aziendale attesa ma soprattutto di flussi finanziari.

Nel Business Plan trovano risposte le seguenti domande: di quanta liquidità ho bisogno per realizzare i miei investimenti? Con quali tempistiche posso attivare ulteriori investimenti?

Inoltre, il Business Plan è utile per settare tutti quei KPI che dovranno essere monitorati fin dalla partenza delle attività (CPL, CAC, churn rate, ecc.).

Conoscere il proprio business e la natura dei costi/ricavi che si andranno a registrare consente di adottare fin dal tempo 0 una riclassifica esplicativa dei costi e dei ricavi che sarà di enorme aiuto per le fasi successive di rendicontazione e di controllo di gestione.

Sebbene il Business Plan sia tipicamente realizzato su un orizzonte temporale di 5 anni, è utile impostarlo su base mensile in quanto i primi 12/24 mesi rappresentano la base di partenza per la redazione del Budget Annuale.

Che cos’è il Budget Annuale

Il Budget Annuale è un documento operativo utile per monitorare l’andamento dei costi/ricavi e delle entrate/uscite su un orizzonte temporale tipicamente di 12/24 mesi.

Prende spunto dal Business Plan ma, differentemente da questo, il Budget tiene conto sia del percorso di crescita che si è deciso di intraprendere ma anche dei risultati che vengono conseguiti su base settimanale/mensile.

Infatti, soprattutto nelle prime fasi di vita di una startup, è di vitale importanza monitorare costantemente le entrate e le uscite e poterle confrontare con il Budget e con il Business Plan. Per questo motivo, è importante adottare una riclassifica omogenea e costante di tutte le voci di costo/ricavi e di entrate/uscite al fine di confrontare gli obiettivi con i dati reali.

Inoltre, per una startup è fondamentale poter cambiare velocemente le proprie azioni, o per adattarsi ai cambiamenti di mercato o per validare alcune assumption. Per questo motivo, avere un Budget che tenga conto sia dei dati consuntivi sia delle previsioni prospettiche nel breve/medio periodo, rappresenta uno strumento di consapevolezza e di estrema utilità per tutti i decison maker di una startup.

Quali sono gli errori più comuni

Di fondamentale importanza per una corretta previsione del cash flow è essere in grado di aggiornare almeno su base mensile il budget annuale.

Una voce importante da monitorare è l’IVA. Per una startup nelle fasi iniziali l’IVA ha un impatto fondamentale. Infatti, tipicamente le startup nelle fasi iniziali sostengono molti più costi rispetto ai ricavi. Questa dinamica genera un impatto negativo in termini di flussi di cassa in quanto è verosimile immaginare che la startup registri IVA a debito nelle fasi iniziali. Tale maggior esborso ha un impatto tanto più grande quanto più sono le spese legate a fornitori esterni. In questo caso, poter stimare l’impatto dell’IVA, ma ancora di più la sua possibilità di recupero (verosimilmente dall’anno successivo), diventa di vitale importanza.

Inoltre, è importante poter tenere conto di tutti quei flussi finanziari che non si sono ancora realizzati, tipicamente crediti e debiti. In particolare, riuscire a monitorare alcune voci di debito legati al personale (es. TFR, ferie e permessi) può rivelarsi fondamentale in alcuni momenti di stress finanziario.

Non a caso, il monitoraggio della cassa è uno degli aspetti prioritari all’interno del nostro startup studio. Per questo motivo, ci siamo strutturati con un team di amministrazione e tool di AI per poter mappare e monitorare tutti i flussi su base giornaliera. Questa attività è fondamentale per consentire al management di ogni nostra società di poter analizzare l’andamento delle performance aziendali ma soprattutto poter aggiornare, su base mensile, il budget prospettico in base ai risultati realizzati tipicamente nel mese precedente.

Conclusione

La costruzione di un Business Plan coerente con le logiche di sviluppo della startup e il conseguente monitoraggio del budget annuale rappresenta un elemento distintivo per una corretta gestione dell’impresa nonché un elemento di trasparenza e fiducia nei confronti dei soci investitori, qualora presenti.

Riuscire a monitorare l’andamento della cassa e la sua evoluzione prospettica, tenendo conto della runway a disposizione, consente di implementare strategie e scelte efficaci e di poter adattare l’evoluzione del business alle esigenze aziendali.